• Si usted sometió por fax su solicitud de acceso al Sistema de Registro de Notificación de Irregularidades y no ha recibido contestación en un lapso mayor a dos (2) días. Favor de comunicarse al (787)754-3030 Ext. 2405, 2407 con la Unidad de Registro de Contratos.

• No. Si modificó la información de Enlace Principal deberá imprimir la solicitud de registro y la misma deberá ser firmada por el Funcionario Principal de la Agencia y el Enlace Principal.
• Envíe por fax a la unidad de Registro de Notificación de Irregularidades, su solicitud de registro para la activación de su cuenta. El número de fax es provisto en la misma solicitud.
• Se le notificará por correo electrónico tan pronto su cuenta sea activada.
• Guardar el formulario original en el expediente de su entidad.

• Deberá acceder a Modificar Registro.
• Acceda con la cuenta que registró inicialmente en la solicitud.
• Una vez accede, entrará nuevamente sus datos.
• Una vez haya confirmado todos sus datos oprime el botón de imprimir certificación.
• La certificación deberá ser firmada por el Funcionario Principal de la agencia y el Enlace Principal.
• Envíe por fax a la unidad de Registro de Notificación de Irregularidades, su solicitud de registro para la activación de su cuenta. El número de fax es provisto en la misma solicitud.

• Deberá acceder a Modificar Registro.
• Acceda con la cuenta que registró inicialmente en la solicitud.
• Una vez accede, entrará nuevamente sus datos.
• Una vez haya confirmado todos sus datos oprime el botón de imprimir certificación.
• La certificación deberá ser firmada por el Funcionario Principal de la agencia y el Enlace Principal.
• Envíe por fax a la unidad de Registro de Notificación de Irregularidades, su solicitud de registro para la activación de su cuenta. El número de fax es provisto en la misma solicitud.
  NOTA IMPORTANTE: El Enlace Principal también podrá realizar modificaciones a los datos del Funcionario Principal.

• Si. Sólo el enlace principal puede modificar la información del Funcionario Principal.

• Si. Podrá cambiar su contraseña cuantas veces desee y su cuenta no se desactivará.

• Si usted es el enlace principal, podrá solicitar la desactivación de la cuenta del usuario seleccionado perteneciente a su entidad.
• Tan pronto desactive una cuenta le llegará una notificación del sistema por medio del correo electrónico.
• Si desactiva una cuenta, no podrá reactivarla hasta solicitar el acceso por medio de fax, tal como se desglosa en la pregunta número uno (1) de esta ayuda.

• Si. De ser usted el enlace principal, sólo podrá solicitar la desactivación de su cuenta, de no ser su cuenta la que desea desactivar, deberá contactar al Enlace Principal de su entidad.
• Tan pronto desactive una cuenta le llegará una notificación del sistema por medio del correo electrónico.
• Si desactiva su cuenta, no podrá reactivarla hasta solicitar el acceso por medio de fax, tal como se desglosa en la pregunta número uno (1) de esta ayuda.

• No. Pueden haber varios enlaces pero sólo uno principal.
• Deberá solicitar al Funcionario Principal que reasigne el Enlace Principal según el entienda necesario.

• ¿Cómo puedo comenzar un registro de datos ?
  • En el Menú Principal de la aplicación siga los siguientes pasos:
    • Del menú de Notificaciones seleccione la opción de Datos generales de la notificación.
    • En la página que se muestra comience el registro de datos. La aplicación asigna automáticamente el número de notificación. También mostrará el nombre del funcionario que hace la notificación.
    • Cuando termine de registrar los datos oprima el botón de Grabar.
    • La aplicacion preguntará si desea añadir una Nueva pérdida para la notificación o incidente.

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• La notificación que estoy registrando tiene más de un bien perdido ¿Cómo puedo registrar los bienes o pérdidas restantes?
  • Cuando grabe la información la aplicación mostrará el siguiente mensaje "Desea añadir una Nueva Pérdida ."
    • Oprimia el botón "Ok" si desea registrar otro bien o pérdida para un mismo incidente, de lo contrario, oprima el botón de cancelar.
    • Cuando el usuario oprima el botón de "Ok" se activarán los campos referentes a los bienes además se activarán los botones de "Grabar" y "Añadir bienes ".
    
    

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• ¿Para qué se utiliza el botón "Ver pérdidas relacionados a la notificación o incidente"?
  • Este opción permite al usuario ver todos los bienes registrados para el incidente mostrado en pantalla.
    
• ¿Qué debo hacer cuando grabo un incidente o notificación y me percato que faltó añadir un bien perdido para ese mismo incidente?
  • El usuario puede ir al Menú de "Notificaciones" y seleccionar la opción de Registro, luego la opción de "Datos de bienes perdidos".

• ¿Cómo puedo comenzar el registro de bienes perdidos para un incidente o notificación ?
  • En el Menú de Notificaciones seleccione la opción Registro. En el submenú de Registro oprima sobre la opción de "Datos de bienes perdidos".
    • En la página que se muestra, comience el registro de datos. La aplicación asigna automáticamente el número de notificación.
    • Cuando termine de registrar los datos oprima el botón "Grabar".
    • Usted podrá registrar todos las pérdidas relacionadas a la notificación que seleccionó.

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• ¿Cuántos bienes o pérdidas puedo registrar por notificacion o incidente?
  • El usuario podrá registrar todos los bienes o pérdidas relacionadas a un incidente o notificación. La aplicación no tiene una restricción para el registro de pérdidas.
    • Por ejemplo si en un mismo incidente se perdieron nueve bienes distintos el usuario podrá registrar esos nueve bienes.

• NOTA
  • Antes de registrar la compañía aseguradora, verifique que la misma no se encuentre ya registrada en la base de datos.
• Si la compañía Aseguradora que busco no se encuentra en la lista provista por el Sistema, ¿Cómo añado la compañia que intereso a la lista?
  • En el menú de Compañía Aseguradora seleccione la opción de Añadir.
  • En la pantalla de Registro de Compañía Aseguradora Escriba en el espacio provisto el nombre de su compañía asegurador.
  • Oprima Grabar.
• ¿Qué sucede si escribo una compañía y ésta ya se encuentra registrada en la base de datos?
  • Cuando el usuario intenta registrar un nombre de una compañía que ya está registrada en la base de datos, el Sistema muestra un mensaje de aviso indicandole al usuario que la compañía ya se encuentra registrada.
• ¿Cómo sé que la compañia que escribí se registró correctamente en la base de datos?
  • Cuando el nombre de la compañíia se registra exitosamente en la base de datos, el Sistema muestra un mensaje indicando al usuario que la compañía se registro exitosamente en la base de datos.

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• ¿Dónde debo ir para registrar los hallazgos encontrados y las recomendaciones?
  • En el Menú de Notificaciones, seleccione la opción de Registro y en el submenú de Registro seleccione la opción de Hallazgos y recomendaciones .
  • También puede acceder a Registro de hallazgos y recomendaciones desde la pantalla de Datos generales , oprimiendo el botón "Hallazgos y recomendaciones."
  • También puede acceder desde la forma de registro de Datos de bienes perdidos.
  • Estas dos últimas opciones se utilizan cuando el usuario está registrando un incidente o un bien perdido.
• ¿Qué debo hacer para registrar hallazgos y recomendaciones?
  • Cuando se muestre la forma de registro de hallazgos y recomendaciones indique el rango de fechas en que registró la notificación para que la aplicación muestre las notificaciones que se registraron en el período indicado por usted.
  • Cuando la aplicación muestre la lista de las notificaciones, seleccione la notificación deseada.
  • Complete los datos requeridos y oprima el botón de Grabar.

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• ¿Cómo puedo modificar los datos de un incidente o notificación previamente registrada ?
  • En el Menú Principal de la aplicación oprima sobre el Menú de Notificaciones.
    • En el Menú de Notificaciones oprima sobre la opción de Modificar.
    • La aplicación mostrará una pantalla en la que el usuario podrá realizar una búsqueda por número de notificación o por rango de fecha.
    • Oprima el botón de buscar que aparece al lado de cada opción de búsquedas.

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• Si quiero hacer una búsqueda por rango de fecha ¿Cuál es la fecha que utiliza la aplicación para realizar las búsquedas?
  • La aplicación toma como parámetro de búsqueda la fecha de registro.
• ¿Que sucede cuando oprimo el botón de buscar ?
  • La aplicación mostrará una lista con todas las notificaciones registradas bajo el rango de fechas indicado.
• ¿Qué sucede cuando oprimo el botón buscar y he indicado una búsqueda por número de notificación?
  • La aplicación mostrará solamente la notificación que corresponda al número indicada.

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• ¿Cuándo indico el tipo de búsqueda que deseo, la aplicación muestra una lista con las notificaciones registradas; pero ¿Cómo puedo modificar los datos?
  • En la lista que muestra la aplicación hay una columna que indica Editar, oprima sobre la imagen que aparece al lado de la notificación que desea modificar.
  • Esta acción activará la forma para modificar los datos.
  • Oprima sobre el botón modificar para que los campos se activen.
  • Haga el cambio o cambios deseados y oprima el botón "grabar".

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• ¿Cómo puedo activar los campos para hacer la modificación que quiero?
  • Oprima el botón de Modificar y se activarán todos los campos contenidos en la forma.

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• La forma para modificar datos tiene varios campos de selección (Combobox) que contiene la opción de otro(a) ¿La aplicación provee para describir a qué se refiere el usuario cuando selecciona esta opción?
  • La aplicación activa un campo de detalle al seleccionar otro(a) en el que el usuario podrá dar una descripción detallada cuando escoge la opción de otra.

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• ¿Cómo puedo aprobar y remitir notificaciones a la Oficina del Contralor?
  • En el Menú Principal de la aplicación siga los siguientes pasos:
    • En el menú de Notificaciones seleccione la opción de Aprobación.
    • El sistema provee dos opciones para buscar las notificaciones sin remitir a la Oficina del Contralor:
    • Por rango de fechas (Desde/Hasta)
    • Todas las notificaciones sin remitir a la Oficina del Contralor.
    • Al buscar todas las notificaciones debe seguir el mismo proceso realizado al buscar por rango de fechas
    • Nota: Es importante que imprima el recibo cuando el Sistema le indique, ya que ese recibo le servirá como prueba de que remitió la información a la Oficina del Contralor.
• Cuándo hago una búsqueda por fechas el Sistema muestra una lista con todas las notificaciones registradas bajo el rango indicado, ¿Qué hago para remitir todas las notificaciones?
  • Para remitir todas las notificaciones que muestra la lista, marque el primer "checkbox" de la columna al lado de la palabra Notificación.

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• ¿Qué debo hacer para realizar un envío de notificaciones a la Oficina del Contralor?
  • En el Menú de Notificaciones seleccione la opción de Aprobación.
  • La aplicación mostrará una pantalla para buscar las notificaciones
    • Por rango de fecha.
    • Por todas las notificaciones que no han sido remitidos.
• Cuando hago una búsqueda veo en pantalla una lista de las notificaciones, ¿Cómo hago para remitir una notificación a la Oficina del Contralor?
  • En la primera columna de un clic dentro del "Checkbox" ante el Número de notificación que desea remitir.

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• ¿Cómo hago para enviar todas las notificaciones que tengo en pantalla a la Oficina del Contralor?
  • En la primera columna de un clic dentro del "Checkbox" al comienzo de la primera columna.
  • Oprima el botón Aprobar.
  • Oprima el botón Confirmar y someter notificaciones.
  • Oprima botón Imprimir recibo
  • Imprima el archivo creado en excel y guárdelo como confirmación de que se realizó el envío y cuáles fueron las notificaciones enviadas.
  • Nota: Es importante que imprima el recibo cuando el Sistema le indique, ya que ese recibo le servirá como prueba de que remitió la información a la Oficina del Contralor.

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• En la forma para aprobación y envío de notificaciones hay un botón que indica Todas ¿Cuál es la función de este botón?
  • Así como la aplicación provee para realizar búsquedas por rango de fechas, el botón Todas le permite mostrar en pantalla todas las notificaciones que no han sido aprobadas para la entidad indicada.

• ¿Qué es la forma de Consultas?
  • Es una página en la que los usuarios pueden verificar las notificaciones registradas.
• ¿Qué opciones de búsqueda tienen los usuarios?
  • Los usuarios pueden buscar la información de las notificaciones registradas de varias formas.
  • Por rango de fecha.
  • Notificaciones cargadas
  • Aprobadas1
  • Aprobadas2
  • Sometidas a la Oficina del Contralor
  • Todas las notificaciones
    • Nota: Luego oprima el botón de búsqueda.
• ¿Qué sucede si selecciono o escribo un rango de fecha?
  • Cuando el usuario selecciona un rango de fechas (desde/hasta) el sistema mostrará las notificaciones que fueron registradas bajo el rango de fechas indicado.
• ¿Qué fecha utiliza el sistema para realizar las búsquedas?
  • El sistema utiliza la fecha de registro.
• ¿Qué significa buscar por cargadas?
  • Significa que el sistema mostrará todas aquellas notificaciones que fueron grabadas, pero no han sido aprobadas, ni sometidas a la Oficina del Contralor.
• ¿Qué significa Aprobadas1?
  • Es la aprobación que otorga el funcionario que registra la notificación.
• ¿Qué significa Aprobadas2?
  • Es la aprobación que otorga el enlace o usuario principal.
• ¿Qué significa sometidas a la OCPR?
  • Significa el sistema mostrará todas aquellas notificaciones que fueron envidas a la Oficina del Contralor.
• ¿Qué significa buscar por todas las notificaciones?
  • El sistema mostrará todas las notificaciones registradas.

• Descripción de Campos

  Campo	Descripción o intrucciones
  	DATOS SOBRE LA ENTIDAD Y LA PERSONA QUE NOTIFICA
  Número de Entidad	Número asignado por la Oficina del Contralor, que identifica la agencia para propósitos de auditorías. Éste consiste de cuatro dígitos. Ej. el Número de la Oficina del Contralor es el 0400. Si desconoce el número asignado a su entidad favor de comunicarse con el personal del Programa en la OCPR.
  Nombre Oficial de la Entidad	Nombre legal o jurídico de la entidad gubernamental que está notificando la irregularidad.
  Número de Notificación	La aplicación asigna el número de notificación, este número es consecutivo, cada vez que usted registra una notificación nueva la aplicación asigna un número nuevo que consiste de ocho dígitos, de los cuales los primeros cuatro corresponden al año fiscal en que se registra la irregularidad, los próximos cuatro son para numerar la notificación en orden ascendente y los últimos 3 dígitos son opcionales para utilizarlos para identificar el departamento (solo podrán ser letras). Ej. 2009-0001-ABC
  Fecha de la pérdida y/o que se percataron de la pérdida	Registre la fecha en que ocurrió o se percataron de la pérdida. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa] Ej. 12/dic/2008.
  Número de la querella	Registre el número de querella asignado por la Policía.
  Fecha de la querella	Registre la fecha en que se radicó la querella en la Policía. Formato a utilizar [dd/mm/aaaa] . Ej. 12/dic/2008
  Tipo de Policía	Especifique si el cuartel donde se reportó la querella pertenece a la Policía Estatal, Municipal, Guardia universitaria u Otra.
  Detalle (Tipo de Policía u otra)	Si seleccionó (Otra) en el campo Policía, especifique a qué corresponde. Ej. [Guardia de seguridad]
  Nombre del cuartel número de precinto	Detalle la ubicación del Cuartel y el Número de Precinto. Ej. Precinto 231, Hato Rey
  Asegurada	Si los bienes están asegurados por una entidad aseguradora, seleccione la palabra "Si". Si no está asegurada y no hay posibilidad de repago o reposición seleccione la palabra "No". Independientemente de si se encuentra asegurada o no, si se hace responsable de reponer o del repago alguna persona o entidad, debe seleccionar la palabra Otro y registrar el nombre del mismo, en el campo Asegurada (Otro.)
  Número de la Póliza	Registre el Número de Póliza de la cubierta.
  Compañía aseguradora	Registre el nombre de la Compañía aseguradora.
  Cuantía Reclamada	Dinero reclamado por la cantidad de costo del daño.
  Fecha de la reclamación	Registre la fecha de la carta de reclamación a la aseguradora. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa] Ej. 12/dic/2008.
  Cuantía Recibida	Dinero neto recibido por la cantidad del costo del daño global reclamado.
  Fecha de Recibo	Registre la fecha del cheque de desembolso o repago del costo del daño global. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa] Ej. 12/dic/2008.
  Deducible aplicable	Cantidad de dinero establecido en la prima del seguro por pérdida o incidente de pérdida.
  	FECHA DE NOTIFICACIÓN A ENTIDADES
  Oficina del Contralor	(Pulse) fecha en que fue radicada originalmente la Notificacion a la OCPR. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa] Ej 12/dic/2008
  Departamento de Hacienda	Fecha en que fue notificado mediante carta al Departamento de Hacienda. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa]. Ej 12/dic/2008
  Departamento de Justicia	Fecha en que fue notificado mediante carta al Departamento de Justicia. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa]. Ej 12/dic/2008
  Oficina de Ética Gubernamental	Fecha en que fue notificado mediante carta a la Oficina de Ética Gubernamental. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa]. Ej 12/dic/2008
  Otra Entidad	Fecha en que fue notificada mediante carta a cualquier entidad que no sea la Oficina del Contralor, Departamento de hacienda, Departamento de Justicia, Oficina de Ética Gubernamental. Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa]. Ej 12/dic/2008
  Detalle de Otra Entidad	Registre el nombre de otra entidad
  	FECHA EN QUE COMENZÓ LA INVESTIGACIÓN
  Administrativa	Registre la fecha en que comenzó la investigación Administrativa.
  Policía Estatal	Registre la fecha en que comenzó la investigación Policía Estatal.
  Policía Municipal	Registre la fecha en que comenzó la investigación Policía Municipal.
  Otra Entidad	Registre la fecha en que comenzó la investigación por Otra Entidad.
  Detalle otra Entidad	Registre el detalle de otra investigación.
  	FECHA EN QUE FINALIZÓ LA INVESTIGACIÓN
  Administrativa	Registre la fecha en que finalizó la investigación Administrativa.
  Policía Estatal	Registre la fecha en que finalizó la investigación Policía Estatal
  Policía Municipal	Registre la fecha en que finalizó la investigación Policía Municipal.
  Otra	Registre la fecha en que finalizó la investigación por Otra Entidad.
  Comentario General	Cualquier comentario general de la notificación que sea indispensable para comprender los datos presentados en los campos y/o que su información no está comprendida en los campos provistos.
  	ARTÍCULOS PERDIDOS
  Número de Propiedad	Registre el número que la agencia le asignó a la propiedad. También puede utilizar las siguiente condiciones: {N/I} cuando aplica asignar número de propiedad por las razones que fueran No se Indican. {N/A} cuando por las razones que medien No Aplica al bien o valor descrito, {N/D} no disponible al momento de radicación, {N/S} cuando aplica asignar número de propiedad, pero por las razones que fueren no se había asignado al momento de la pérdida.
  Tipo de bien (es)	De los siguientes códigos seleccione el encasillado que mejor describe los bienes: {A} Alimento {B} Mobiliario {C} Documentos (Correspondencia general de la entidad, documentos legales o de naturaleza fiscal) {D} Dinero {E} Equipo {I} Propiedad Inmueble {L} Libros (Libros, revistas, períodicos o suscripciones) {M} Material {P} Privado (Propiedad privada bajo el control o custodia de la entidad) {V} Vehículo (todo tipo de vehículo de motor) {Otro} cuando no aplique ninguna de las opciones anteriores, debe explicar en el apartado de comentarios haciendo alusión al campo.
  Descripción otro tipo de Bien	Especifique el detalle del tipo de bien perdido, este tiene que ser compatible con el tipo de bien (es) seleccionado previamente. Ej. Si seleccionó Equipo en tipo de bien por que este corresponde a una computadora HP Compaq 53 en descripción tiene que seleccionar Equipo de Computadora
  Tipo de pérdida	De los siguientes códigos indique el que mejor describa el tipo de pérdida: {A} Apropiación (cuando no existe intimidación ni violencia) . {C} Accidente {D} Damnificada {E} Escalamiento (cuando no penetró en facilidades de la entidad en la cual se reportó la irregularidad) {F} Fraude {I} Diferencia en inventario {R} Robo (cuando hubo intimidación y/o violencia) . {U} Cuantas al descubrimiento. {V} Vandalismo {Otro} cuando no aplique ninguna de las opciones anteriores, debe explicar en el apartado de comentarios haciendo alusión al campo.
  Localización	Indique el lugar o la ubicación del bien.
  Detalle localización	Especifique el lugar de la pérdida.
  Cantidad	Registre el Número de artículo o bienes que no dispongan de número de propiedad y que correspondan a un mismo género y categoría.
  Fecha adquisición	Registre la fecha en que la agencia adquirió el/los bien(es). Formato a utilizar [dd/mmm/aaaa] . Ej. 12/dic/2008.
  Costo Adquisición	Costo individual de la totalidad de articulo o bien al momento de ser adquirido.
  Valor al momento de la pérdida	Valor individual de la totalidad del artículo o bien al momento de ocurrir la pérdida.
  Costo por Daño	Costo individual de la totalidad de la perdida del artículo o bien a causa de la pérdida. Este puede incluir costos indirectos como mano de obra y/o gatos relacionados a la getión de investigación, recuperación y o recobro.
  Tipo de Recuperación	Seleccione uno de las siguientes alternativas, según aplique a la situación: Recuperada Completamente Recuperada Parcialmente No se Recuperó
  Persona custodio del bien o propiedad	Registre el nombre de la persona con la propiedad asignada.
  Costo global parcial	Es la suma del costo del daño de todo artículo o bien envuelto en la notificación de pérdida. Nota, el sistema genera automáticamente este cómputo.
  Comentarios por cada bien	Cualquier comentario general del bien, no del incidente de pérdida; que sea indispensable para compreder datos presentados en el campo y/o que su información no está compredida, o sea, la requerida en los campos ya provistos.
  	BOTONES
  Añadir bienes	De haber mas de un artículo envuelto en un mismo incidente de pérdida seleccione el botón Añadir bienes.
  Grabar bienes	Para grabar artículos pedidos, pulse el botón Grabar bienes.
  Ver pérdidas relacionadas a la notificación	Para ver artículos registrados relacionados a la notificación, pulse el botón Ver pérdidas relacionadas a la notificación.
  Nuevo incidente	Para añadir un nuevo incidente de pérdida pulse el botón Añadir incidente.
  Grabar incidente	Ya registrada la información sobre la notificación o incidente pulse el botón Grabar incidente.
  Cancelar	Para cancelar un registro pulse el botón Cancelar.